Tổ chức sự kiện từ lâu đã trở thành công cụ tiếp thị, truyền thông hiệu quả đối với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm chuyên tổ chức các event lớn nhỏ, Star Event xin chia sẻ với các bạn kinh nghiệm chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo event của bạn luôn thành công và đem lại hiệu ứng tốt sau khi sự kiện kết thúc. 

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hoàn hảo theo 8 bước như sau 

1.Tiến hàng nghiên cứu tổng thể 

2.Sáng tạo ý tưởng 

3.Thiết kế sự kiện 

4.Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 

5.Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện 

6.Dàn dựn sự kiện 

7.Tiến hàng “CHẠY” chương trình 

8.Kết thúc sự kiện

Cùng Star Event tìm hiểu chi tiết các bước dưới đây nhé!

1.Tiến hàng nghiên cứu tổng thể (Bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện)

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải nghiên cứu và nắm rõ các thông tin cơ bản nhất để biết mình cần làm gì. Đối với tất cả các loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, kỷ niệm thành lập công ty ... hay bất kỳ sự kiện nào khác, bạn đều cần tìm hiểu thật kỹ những nội dung sau:  

- Chủ đề chương trình 

- Mục tiêu sự kiện 

- Đối tượng khách hàng mời tham dự và số lượng cụ thể

- Thời gian tổ chức 

- Chủ đề chương trình 

- Địa điểm diễn ra 

- Ngân sách dự kiến 

- Sự khác biệt, nổi trội của sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp sp với các đơn vị khác 

2. Sáng tạo ý tưởng

Sau khi đã nghiên cứu và nắm rõ các yêu cầu cơ bản, suy nghĩ về ý tưởng chương trình chính là bước tiếp theo bạn cần thực hiện trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Ý tưởng tổ chức sự kiện vừa đảm bảo phù hợp với chủ đề, mục tiêu, sản phẩm/ dịch vụ ... Đồng thời phải thật sáng tạo, độc đáo để thu hút và gây ấn tượng với khách tham dự. 

Đối với các công ty tổ chức event thì ý tưởng chính là điểm tạo nên sự khác biệt giữa các agency với nhau. Ý tưởng sẽ được công ty sự kiện thể hiện trên proposal (sản phẩm event trên giấy tờ), sau đó gửi cho khách hàng kèm theo bảng báo giá. Tuy nhiên, một ý tưởng hay cũng chưa thể đảm bảo thành công cho sự kiện mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

3. Thiết kế sự kiện 

(Thiết kế sự kiện là một trong những bước quan trọng trong tổ chức sự kiện)

Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng, với các vấn đề cần được thực hiện gồm:

- Lựa chọn địa điểm tổ chức

- Xác định thời gian tổ chức

- Xác định chủ đề (concept) chương trình

- Xây dựng kịch bản chi tiết (các hoạt động và thời gian diễn ra)

- Thiết kế hình ảnh chương trình