Tổ chức sự kiện từ lâu đã trở thành công cụ tiếp thị, truyền thông hiệu quả đối với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm chuyên tổ chức các event lớn nhỏ, Star Event xin chia sẻ với các bạn kinh nghiệm chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo event của bạn luôn thành công và đem lại hiệu ứng tốt sau khi sự kiện kết thúc. 

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hoàn hảo theo 8 bước như sau 

1.Tiến hàng nghiên cứu tổng thể 

2.Sáng tạo ý tưởng 

3.Thiết kế sự kiện 

4.Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 

5.Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện 

6.Dàn dựn sự kiện 

7.Tiến hàng “CHẠY” chương trình 

8.Kết thúc sự kiện

Cùng Star Event tìm hiểu chi tiết các bước dưới đây nhé!

1.Tiến hàng nghiên cứu tổng thể (Bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện)

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải nghiên cứu và nắm rõ các thông tin cơ bản nhất để biết mình cần làm gì. Đối với tất cả các loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, kỷ niệm thành lập công ty ... hay bất kỳ sự kiện nào khác, bạn đều cần tìm hiểu thật kỹ những nội dung sau:  

- Chủ đề chương trình 

- Mục tiêu sự kiện 

- Đối tượng khách hàng mời tham dự và số lượng cụ thể

- Thời gian tổ chức 

- Chủ đề chương trình 

- Địa điểm diễn ra 

- Ngân sách dự kiến 

- Sự khác biệt, nổi trội của sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp sp với các đơn vị khác 

2. Sáng tạo ý tưởng

Sau khi đã nghiên cứu và nắm rõ các yêu cầu cơ bản, suy nghĩ về ý tưởng chương trình chính là bước tiếp theo bạn cần thực hiện trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Ý tưởng tổ chức sự kiện vừa đảm bảo phù hợp với chủ đề, mục tiêu, sản phẩm/ dịch vụ ... Đồng thời phải thật sáng tạo, độc đáo để thu hút và gây ấn tượng với khách tham dự. 

Đối với các công ty tổ chức event thì ý tưởng chính là điểm tạo nên sự khác biệt giữa các agency với nhau. Ý tưởng sẽ được công ty sự kiện thể hiện trên proposal (sản phẩm event trên giấy tờ), sau đó gửi cho khách hàng kèm theo bảng báo giá. Tuy nhiên, một ý tưởng hay cũng chưa thể đảm bảo thành công cho sự kiện mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

3. Thiết kế sự kiện 

dsc_9461.jpg

(Thiết kế sự kiện là một trong những bước quan trọng trong tổ chức sự kiện)

Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng, với các vấn đề cần được thực hiện gồm:

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Xác định thời gian tổ chức

- Xác định chủ đề (concept) chương trình

- Xây dựng kịch bản chi tiết (các hoạt động và thời gian diễn ra)

- Thiết kế hình ảnh chương trình


4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 

Events_8.jpg

(Mọi yếu tố trong sự kiện đều cần được chuẩn bị một cách cẩn thận)

Lập kế hoạch là việc cụ thể hoá quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất. Các vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức event gồm: 

Nhân lực sự kiện.

- Thiết bị sự kiện.

- Phương thức vận chuyển.

- Ngân sách dự kiến.

- Phân tích rủi ro và dự phòng phương án giải quyết

5. Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện 

Đây là lúc bạn cần tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị các hạng mục nhân sự, thiết bị, in ấn… cho sự kiện. Quá trình này thường mất ít nhất 2 tuần để thực hiện, gồm các hoạt động như thuê MC, PG, ca sĩ, nhóm múa, in banner, lắp đặt standee, chuẩn bị đồng phục, quà tặng… Cần lưu ý kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc với các nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro bất ngờ có thể xảy ra. ( Bước này trong quy trình tổ chức sự kiện cần tập trung và tính toán cẩn thận )

 

6. Dàn dựng sự kiện 

Trước khi sự kiện diễn ra 1 – 2 ngày, công tác dàn dựng cần được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bạn nên có sẵn một bảng checklist những công việc cần làm để theo dõi tiến độ thực hiện, đồng thời tránh việc bỏ sót bất cứ hạng mục nào.

 

7. Tiến hàng “CHẠY” chương trình

DPud9jaW0AUC7Tq.jpg

(Giám sát, điều phối để tránh những tình huống không mong muốn)

Thời điểm chương trình sự kiện bắt đầu "chạy" chính là minh chứng rõ nhất cho thấy quy trình tổ chức sự kiện của bạn có chuẩn chỉnh, hoàn hảo hay không. Sau khi đã lập kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng chu đáo thì khi sự kiện diễn ra, bạn vẫn luôn cần có mặt để giám sát, điều phối nhân sự và kịp thời giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh trong sự kiện. 

8. Kết thúc sự kiện

Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được vận chuyển về kho, địa điểm tổ chức cần được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Công việc tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp. Tuy nhiên, điều quan trọng của bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là khi sự kiện kết thúc, các bộ phận cần viết báo cáo và họp rút kinh nghiệm để tránh những sai sót những sai sót cho những sự kiện tiếp theo. 

 

Hy vọng bài viết quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ với 8 bước này sẽ giúp các bạn có thêm kiến thức để có thể tổ chức những sự kiện cho riêng mình thật chuyên nghiệp, hoàn hảo với chi phí phù hợp nhất.


Liên hệ để được báo giá nhanh và chi tiết ngay hôm hôm nay! 

- Tel: 093.366.6622

- Email: hello@starevent.com.vn or xuannt.event@gmail.com


0933666622

8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Dự án

Dự án

Thiết bị

Thiết bị

Cho thuê sân khấu tổ chức sự kiện chất lượng tại Hà Nội Cho thuê nhà dù tròn giá rẻ cho sự kiện tại Hà Nội Cho thuê nhà giàn không gian nhôm uy tín tại Hà Nội

Tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Cho thue thiet bi to chuc su kien tai Hà Nội

Thiet bi to chuc su kien

Tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Tổ chức sự kiện tại Hải Dương

Tổ chức sự kiện tại Hải phòng

Tổ chức sự kiện tại Thái Nguyên

Tổ chức sự kiện tại Hà Nam

Tổ chức sự kiện tại Bắc Ninh

Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Cho thuê thiết bị sân khấu

Cho thuê giàn không gian

Nhà bạt tổ chức sự kiện

Cho thuê nhà dù sự kiện

Cho thuê nhà dù sự kiện

Cho thuê bàn tiệc sự kiện

Cho thuê giàn treo đèn sân khấu

Cho thuê nhà bạt hội chợ