Nghề tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng. Các chuyên gia, ví von người tổ chức sự kiện như một "Nghệ nhân ghép hình", tức là phải có tính các tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết rồi sau đó còn là những ý tưởng mới mẻ, đột phá. Người tổ chức sự kiện không chỉ lên phương án thiết kế cho sự kiện được tổ chức, book nhân sự sự kiện như MC, ca sĩ, nhóm nhạc ... mà còn phải biết PR cho chương trình mình thực hiện
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành làm event, bạn hãy cùng lắng nghe Star Event chia sẻ một vài bí quyết để tổ chức một sự kiện thành công nhé!
1. Xác định đúng đối tượng mục tiêu
(Đối tượng mục tiêu của sự kiện là ai? Thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng là gì?)
Khi lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần phải xác định đối tượng bạn muốn thu hút sự chú ý là ai và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình và những thông điệp mà bạn muốn truyền tải đến họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá những “vị khách không mời mà tới”, những người này có thể làm sự kiện bạn tổ chức không thể thực hiện theo kế hoạch
2. Truyền thông hiệu quả
(Kết hợp tổ chức sự kiện với các kênh truyền thông để đạt được hiệu quả cao nhất)
Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công của sự kiện. Hoạt động truyền thông phải hướng đến các đối tượng phù hợp và thông qua các kênh truyền thông hiệu quả. Bạn có thể thu hút sự quan tâm của mọi người tới sự kiện của mình thông qua những người có ảnh hưởng đối với cộng đồng như: người nổi tiếng hoặc người có quyền lực để đại diện phát biểu về sự kiện. Có thể sử dụng nhiều công cụ để truyền thông cho sự kiện như các hạng mục ngoài trời: banner, bandrol,…hay phương tiện đại chúng: báo giấy, đài, radio, hoặc xu hướng hiện nay là các phương tiện công nghệ như: SMS, email, website, mạng xã hội,…
3. Dự báo trước các tình huống
(Cần lên kế hoạch đối phó với những tình huống bất ngờ)
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, phải tính đến các giải pháp xử lý khi có tình huống xảy ra ngoài kế hoạch. Đó có thể là vấn đề về thời gian, địa điểm, MC hay trang phục biểu diễn, khách mời. Vì vậy, cùng với việc tránh những sơ suất, bạn cần dự đoán những tình huống có thể xảy ra và cách giải quyết cụ thể từng trường hợp. Khi dự đoán được những vấn đề này, chương trình sẽ diễn ra một cách liên tục, việc xử lý các tình huống cũng đơn giản hơn.
4. Phải dự trù và quản lý được ngân sách đã đề ra
(Ngân sách tổ chức sự kiện cần được tính toán một cách cẩn thận)
Người tổ chức sự kiện phải dự trù được ngân sách cho tất cả các hạng mục thi công và quản lý được ngân sách nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công mà không bị lãng phí hay vượt ngân sách. Để làm tốt điều này, bạn cần có một đội ngũ khéo léo, tỉ mỉ trong việc điều phối nguồn tiền. Đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau để có được dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống với giá phải chăng nhất
5. Đánh giá hiệu quả
Sau những lần tổ chức sự kiện bạn cần đánh giá lại chất lượng và hiệu quả của chương trình. Bạn có thể đưa ra các tiêu chí để đánh giá như số lượng người chú ý đến chương trình, hiệu quả PR, sự phối hợp giữa các bộ phận ..
Việc đánh giá hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp bạn rút ra những bài học kinh nghiệm cho những chương trình sau. Đôi khi một chương trình gặp chút trục trặc lại có thể giúp bạn tổ chức những sự kiện thành công sau này.
Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện với quy mô lên đến hàng ngàn khách mời, chắc chắn công ty tổ chức sự kiện Star Event sẽ đảm bảo cho các sự kiện của quý doanh nghiệp được thành công trọn vẹn nhất.
Liên hệ để được báo giá nhanh và chi tiết nhất ngay hôm nay!
- Tel: 093.366.6622- Email: hello@starevent.com.vn or xuannt.event@gmail.com
