Concept- linh hồn của sự kiện
Concept chính là ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động diễn ra đều có nhiệm vụ xoay quanh việc làm nổi bật concept của chương trình. Nếu nói các thành tố trong event đều mang những mục đích riêng, thì những mục đích đó vẫn phải tập trung quanh trục concept chứ không thể chệch đi theo hướng khác. Bởi vậy có thể nói concept mang tính định hướng và là mục tiêu chung cho toàn bộ sự kiện, là sợi dây kéo dài trong suốt sự kiện, nối kết các idea. Một concept của sự kiện có thể có nhiều ý tưởng, các ý tưởng đó hỗ trợ việc thể hiện concept.
Cách xây dựng concept sự kiện
Chăm chỉ tìm tòi các ý tưởng
Điều đầu tiên khi bạn muốn xây dựng tốt concept của sự kiện, đó là bạn phải đầu tư suy nghĩ và tìm tòi những ý tưởng độc đáo, mới lạ mà vẫn có tính khả thi, tức là vấn đề tạo ý tưởng tốt cho việc tổ chức event. Tất nhiên, ý tưởng bạn hình dung ra không được "sai đề", nghĩa là phải xoáy sâu vào mục đích , thông điệp mà bạn muốn truyền đạt đến người khác. Để làm được điều đó, bạn phải định vị được sản phẩm của mình, hiểu rõ được tính chất và các đặc trưng của sản phẩm, đồng thời hiểu được tâm lý khách hàng- đối tác, thì bạn mới có thể "đo ni đóng giày" concept cho sản phẩm.
Người làm event (Eventer) luôn luôn đòi hỏi sự sáng tạo trong cách suy nghĩ và tư duy nhằm tìm ra các phương án mới, liên tục đem đến những trải nghiệm độc đáo và thú vị cho khách hàng. Thực tế, sáng tạo là một trong những tố chất cần có của người làm nghề tổ chức sự kiện.
Người làm event cần phải đi nhiều nơi, đồng thời luôn phải biết quan sát mọi sự vật xung quanh mình khi đến bất kì đâu. Cuộc sống sẽ là một kho tàng ý tưởng chờ bạn khám phá, khai thác, là chất liệu tạo nên bản kế hoạch mới của bạn. Bên cạnh đó bạn nên siêng cập nhật thông tin thời sự và những diễn biến của đời sống trên báo đài, qua mạng xã hội, điều này sẽ giúp bạn dồi dào những ý tưởng cho event của mình chuyên nghiệp hơn.
Hơn nữa, các event planners cần quan tâm, cóp nhặt ý tưởng từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác và cũng nên tìm hiểu về những nét lịch sử, văn hóa để làm nền tảng cho bản thân kiến thức nhất định và vững vàng.
Đánh giá mức độ khả thi của các ý tưởng concept
Đánh giá mức độ khả thi ủa các ý tưởng concept cho sự kiện nghĩa là bạn đang bước đầu thực hóa concept dựa trên các ý tưởng của bạn và các cộng sự. Có một thực tế rằng, có rất nhiều ý tưởng được đánh giá là không khả thi. Vậy dựa trên những tiêu chí gì để đánh giá mức độ khả thi của các ý tưởng mà bạn mang đến cho sự kiện?
Điều quan trọng nhất nhắc đến là vấn đề muôn thủa " đầu tiên là tiền đâu"- vấn đề kinh phí. Dù ý tưởng của bạn dù có xuất sắc đến đâu, hình thức sự kiện mà bạn tổ chức là gì, cũng sẽ không tránh được vấn đề này. Không ít nhà tổ chức sự kiện phải bó hẹp lại ý tưởng của mình do ngân sách chuẩn bị cho sự kiện quá eo hẹp. Bởi vậy khi vạch ra danh sách các ý tưởng, bạn hãy cân nhắc kỹ ngân sách để có thể đưa ra những ý tưởng hay và thực tiễn nhất.
Một vấn đề nữa đó chính là nghiên cứu thị trường. Nếu ý tưởng ủa bạn tưởng rằng độc đáo, nhưng đã từng có người đề ra và thực hiện rồi thì có nghĩa là nó không còn là sự mới lạ. Và bạn hãy rút kinh nghiệm những ưu điểm- nhược điểm từ các sự kiện trước đó đã làm để có trong tay "cẩm nang" của riêng mình. Điều này thực sự rất hữu ích cho việc triển khai chuẩn bị cho concept của bạn.
Đóng góp ý tưởng cho concept
Hãy kêu gọi các cộng sự của bạn đóng góp ý tưởng về concept bằng cách viết những suy nghĩ vào những tờ giấy nhỏ rồi dán lên bằng ý tưởng để chọn ra những ý tưởng được đánh giá cao nhất. Sau khi đã có được chủ đề concept, mọi người sẽ tiếp tục suy nghĩ các ý tưởng xoay quanh concept cũng bằng phương pháp lọc như trên.
Tóm lại khi bạn làm sự kiện muốn truyền tải thông điệp về sản phẩm thông qua sự kiện thì bạn phải xây dựng được ấn tượng với người tham gia và phương thức nhanh nhất để làm được điều đó là xây dựng concept tốt cho chương trình. Từ concept sự kiện bạn có thể phát triển những ý tưởng nhỏ khác nhau về trang trí, ý tưởng cho các hoạt động sẽ diễn ra, ý tưởng về quà tặng... và những ý tưởng đó phải làm nổi bật lên ý tưởng chính, concept chính của chương trình. Lên concept là phần quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện bởi nó được xem là kim chỉ nam định hướng cho việc triển khai sự kiện.
Liên hệ với Star Event qua:
Tel: 093.366.6622
Email: hello@starevent.com.vn or xuannt.event@gmail.com
