Không gian ngoài trời thường được sử dụng với các sự kiện như đại nhạc hội, festival, hội chợ triển lãm, lễ phát động, lễ khánh thành hay như các buổi tiệc cá nhân như lễ cưới, đính hôn, ngày kỷ niệm, tiệc họp mặt…

Ưu điểm của việc tổ chức sự kiện ngoài trời:

- Không gian thoáng đãng, hòa hợp với thiên nhiên

- Sức chứa rộng, phù hợp với các sự kiện quy mô khách mời lớn

- Di chuyển thuận tiện

- Đây là cơ hội thuận lợi để nhà tổ chức sự kiện thoải mái thể hiện sự sáng tạo trong việc thiết kế, lắp đặt bố cục, trang trí…

(Không gian thoáng đáng là một trong những ưu điểm của sự kiện ngoài trời)

Khó Khăn

- Cần tốn thêm nhiều nhân sự vì ban tổ chức sẽ phải tự chuẩn bị, setup bàn ghế, trang trí sân khấu…

- Phụ thuộc vào thời tiết 

(Thời tiết là yếu tố không thể kiểm soát được trong tổ chức sự kiện)

Dưới đây là những vấn đề hết sức lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời: 

- Bãi giữ xe: Nhà tổ chức sẽ phải tự lo bãi để xe cho khách do đó cần tính toán số luợng người sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi.

- Trang trí: Vì tổ chức trong không gian lớn nên nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện. Do đó, nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trải mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình. Ngoài ra, có thể trang trí bằng bóng bay, hoa tươi, làm hàng rào giới hạn không gian bằng các pano chữ A…Việc làm này cũng giúp việc quản lý sự kiện dễ dàng hơn

- Dự phòng: Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời là thời tiết xấu. Vì vậy cần dự phòng các phương án như ô, bạt…; Số lượng chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, nên dự phòng số bàn ghế dư ra tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định…

- Thiết bị âm thanh ánh sáng: Cần lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng có công suất lớn, phù hợp với không gian

- Ăn uống: Việc ăn uống cần đảm bảo vệ sinh và đầy đủ nhân sự để phục vụ khách hàng chu đáo nhất

- Vệ sinh: Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Cần phân bổ, sắp xếp nhiều thùng rác cũng như nhà vệ sinh lưu động quanh khu vực diến ra sự kiện. Có thể sắp xếp nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên di chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện…

- An ninh trật tự: Vì tổ chức ở không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý nên có thể xảy ra những va chạm hay rủi ro đáng tiếc. Do đó cần phải bố trí sự hỗ trợ về an ninh để đảm bảo sự kiện an toàn

Star Event là một trong số những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tại khu vự thành phố Hà Nội. Chúng tôi đã thực hiện và có rất nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời cũng như trong nhầ chất lượng và thành công cho nhiều khách hàng. 

Liên hệ để được báo giá nhanh và chi tiết ngay hôm hôm nay! 

- Tel: 093.366.6622- Email: hello@starevent.com.vn or xuannt.event@gmail.com