Thông thường, các đơn vị tổ chức sẽ có khá nhiều điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bởi để có một sự kiện thành công bạn phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Bạn không thể để sự kiện bị phá hỏng chỉ vì một vài lí do nhỏ nhặt. Vì thế, nếu muốn tổ chức sự kiện, bạn hãy đọc những lưu ý sau nhé! 

1. Nhân sự 

Nhân sự là yếu tố quan trọng cần lưu ý trong khi tổ chức sự kiện bởi nhan sự giống như dòng nước chảy trong cơ thể vậy. Nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ. Hệ thống nhân sự ở đây chính là phòng ban, cộng tác viên, outsource ... 

(Nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện)

Nội bộ, phòng ban: Khi tổ chức sự kiện, cần phối hợp tốt giữa các bộ phận, phòng ban. Chỉ cần một bộ phận sơ xảy thôi là cũng ảnh hưởng đến cả sự kiện. Nếu các phòng ban “mỗi người một phách” thì sự kiện không thể thành công được. 

Cộng tác viên: Một sự kiện nhỏ liên quan như trà nước, bánh kẹo, hướng dẫn khách mời … Nếu thiếu cộng tác viên hay cộng tác viên làm việc không tốt thì sẽ làm sự kiện có nhiều sai sót.

Outsource: Một sự kiện thành công nên có outsource như MC, ca sĩ, diễn viên …

 - MC  được ví như linh hồn của sự kiện, là một trong những nhân tốc quyết định sự thành công của sự kiện 

- Người nổi tiếng (ca sĩ, diễn viên ..) giúp cho sự kiện hấp dẫn và thu hút khách hơn. Nhưng bạn cũng có thể gặp một vài vấn đề như: Người nổi tiếng đến muốn do lịch trình, không nhận kịch bản kịp .... Để tránh những tình huống như này, bạn nên có nhân sự đảm nhiệm công việc này, chăm sóc cũng như kiểm soát talent. 

2. Sức chứa của nơi tổ chức sự kiện 

Đây là vấn đề mà nhà tổ chức cần cân nhắc. Nếu có kế hoạch đẻ làm event tại khách sạn 3 hay 5 sao với những đầy đủ tiện nghi, không gian sang trọng và dàn nhân viên phục vụ chuyên nghiệp nhưng số lượng khách lại vượt quá khả năng chứa của khách sạn là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Do vậy , bạn cần chú ý đến địa điểm tổ chức, số lượng khách

(Người tổ chức sự kiện cần ước tính được sức chứa của địa điểm tổ chức)

3. Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Nhiều người khi tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vẫn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn hỏng, âm thanh không ổn định, tậm tịt hoặc quá nhở khiến sự kiện thất bại. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thốg âm thanh và ánh sáng. Âm thanh phải trong trẻo, rõ ràng và chất lượng. Còn ánh sáng phải phải thật chất lượng, rõ nét, hoàn hảo

(Hệ thống âm thanh, ánh sáng cần được chuẩn bị cẩn thận)

4. Lên kế hoạch rủi ro 

Điều gì sẽ xảy ra với sự kiện của bạn trong trường hợp thời tiết xấu, hoặc thậm chí là địa điểm của bạn bị trục trặc không thể tổ chức được? Đây không phải là những điều dễ dàng để lên kế hoạch ngay lập tức, hay có thể giải quyết  những tình huống khó khăn nhất một cách kịp thời. Lập kế hoạch dự phòng ít nhất 2 tuần để có biện pháp tốt. Ngay cả khi mọi thứ tệ đến mức bạn dự định hủy sự kiện, bạn vẫn cần một phương án để giải thích và hướng dẫn với tất cả khách của bạn. 

Với sự chuyên nghiệp và đội ngũ nhân viên năng động, trẻ trung của mình công ty sẽ luôn luôn làm cho tất cả các khách hàng hài lòng bởi sự sáng tạo và độc đáo trong mỗi sự kiện mà mình tổ chức.

Liên hệ để được báo giá nhanh và chi tiết ngay hôm hôm nay! 

- Tel: 093.366.6622- Email: hello@starevent.com.vn or xuannt.event@gmail.com