1. Quản lý (Event management/ Event Planner)
(Quản lý là người chịu trách nhiệm cao nhất cho sự kiện)
- Quản lý là người chịu trách nhiệm cao nhất cho chính sự kiện mà mình tổ chức, chính bạn quản lý sẽ chịu trách nhiệm lập bản kế hoạch hoàn thiện, phân công trách nhiệm cho từng nhân sự và thống nhất các vấn đề dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của team, cộng sự.
- Và để đảm bảo tính chặt chẽ, hạn chế rủi ro thì quản lý sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngqay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án - hạn chế rủi ro, kiểm soát khủng hoảng. Một bí quyết nho nhỏ, hãy checklist mọi thứ để tránh sai sót nhé. Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng
Vị trí này rất quan trọng nên đòi hỏi một người đủ năng lực, đủ khả năng đảm nhiệm bởi vị trí lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện, tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.
2. Giám sát
- Giám sát sẽ phụ trách từng hạng mục cụ thể trong event. Ví dụ như phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên, PG, PB, tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng ...
- Tuy nhiên, vị trí này chỉ có trong những event mang quy mô lớn với nhiều bộ phận, số lượng khách mời lớn ... còn với event có quy mô nhỏ thì có thể để người quản lý và các bộ phận khác làm việc trực tiếp với nhau
3. Nhân viên
- Đây là vị trí chiếm số lượng lớn và đông đảo khi tổ chức sự kiện. Là những người sẽ thực hiện các công việc theo sự phân công của quản lý hay giám sát từng bộ phận.
- Các nhân viên đã được training kỹ lưỡng từ trước và có kỹ năng teamwork tốt để phối hợp với quản lý và các đồng nghiệp.
- Nếu có sự cố đột xuất gì thì phải báo ngay với quản lý hoặc giám sát để xử lý kịp thời tránh gây ra những sự cố đáng tiếc.
4. Cộng tác viên, tình nguyện
(Cộng tác viên, tình nguyện sự kiện được thuê theo thời vụ, theo dự án)
- Là những người được thuê làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng
- Tuy nhiên, theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi.
Trên đây là những vị trí trong việc tổ chức một event, được phân chia theo chức vụ. Còn khi nhìn nhân đội ngũ theo tiêu chí bộ phận thì sẽ bao gồm có bộ phận sáng tạo, bộ phận hậu cần, bộ phận chăm sóc khách hàng, thiết kế ....
Vấn đề quản lý nhân sự trong tổ chức sự kiện
- Tùy theo quy mô và yêu cầu sự kiện, bạn có thể quyết định số lượng nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức event, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một event mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng. Bạn cần phải hết sức lưu ý về vấn đề quản lý nhân sự, bởi nếu làm không tốt ở công đoạn này sẽ kéo theo một loạt hệ lụy tiêu cực ảnh hưởng không nhỏ đến tiến trình diễn ra sự kiện mà bạn tổ chức.
(Theo quy mô của sự kiện, sự phân bổ nhân sự sao cho hợp lý)
- Đầu tiên, về trang phục của nhân sự. Bạn phải luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng phục trang của đội ngũ nhân sự, cụ thể ở đây là kiểm tra đồng phục. Đồng phục cần hoàn thiện trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị các lỗi như hư khóa kéo, sút chỉ, mất nút áo, áo bị rách, bị dính bẩn…- Bên cạnh đó, trước khi diễn ra mỗi sự kiện bạn đều phải dành thời gian để training nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ cộng tác viên và các PG. Việc huấn luyện sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp, tính kỷ luật của nhà tổ chức và đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối mà không gặp phải bất trắc từ đội ngũ nhân sự
- Bạn cần phải yêu cầu đội ngũ nhân sự luôn luôn có mặt sớm hơn thời gian chính thức của chương trình từ 1 – 2 tiếng. Việc này giúp bạn dễ dàng xoay sở nếu đột nhiên có nhân sự phải vắng mặt vì những lý do như hỏng xe, gặp vấn đề sức khỏe. Hơn thế nữa, nếu trước hoặc trong khi sự kiện diễn ra, nếu có sự cố gì thì bạn sẽ có rất nhiều người hỗ trợ trong việc khắc phục và giải quyết những khó khăn đó.
- Bạn luôn cần có đội ngũ nhân viên dự phòng. Việc dự phòng này có thể khiến chi phí tổ chức sự kiện của bạn tăng lên một chút, tuy nhiên chi phí này hoàn toàn xứng đáng để bỏ ra, bởi thường thì một sự kiện không thể diễn ra một cách hoàn hảo 100% từ đầu đến cuối. Để đảm bảo sự thành công toàn diện của sự kiện và đảm bảo tối đa việc kiểm soát rủi ro, bạn nên có phương án dự phòng nhân sự.
Công ty Star Event với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp được đào tạo kỹ lưỡng sẽ là sự lựa chọn hoàn thảo của bạn khi tổ chức event. Nếu cần đến chúng tôi, bạn hãy liên hệ qua:
Liên hệ để được báo giá nhanh và chi tiết ngay hôm hôm nay! - Tel: 093.366.6622
- Email: hello@starevent.com.vn or xuannt.event@gmail.com
